La BDES, un logiciel pour gagner en efficacité !

L’acronyme BDES est apparu il y quelques années (en juin 2014 dans les entreprises de 300 salariés et plus) et signifie Base de Données Economiques et Sociales.

Le législateur, par souci de transparence des options économiques et sociales des entreprises de plus de 50 salariés, souhaitait mettre un outil de pilotage à la disposition de l’ensemble des partenaires sociaux dont le CHSCT : syndicat, patronat, et leurs représentants au Comité d’entreprise et au Comité Central d’Entreprise tels que les Directeurs des Ressources Humaines.

Un objectif ambitieux pour une politique stratégique partagée

La mise en place de cet outil de suivi sera l’objet de travaux préparatoires ayant pour objectif de donner plus de poids au dialogue social en lui donnant des fondations solides sur la base de données chiffrées qu’il ne possédait pas forcément auparavant. La BDES est une matrice qui collationne des informations qui se veulent les plus claires et exhaustives possibles. Cet outil donne le « la » aux actions conjointes des syndicats et des employeurs dans le cadre de leurs politiques sociale et économique. Son suivi dans le temps est le moyen le plus simple de comprendre les changements importants qui impactent fortement la société et les entreprises qui en forment le tissu industriel, commercial et de service.

BDES : Informatiser le système

Pour réussir à construire une BDES fiable, il est impossible d’utiliser les outils papier d’autrefois. D’ailleurs son évolution depuis le vote de la loi travail de 2017 implique un travail encore plus exigeant de la part des directions des ressources humaines censées informer de manière régulière les IRP des informations rendues obligatoires par la loi. Ce sur une perspective de travail à 6 ans : deux années préalables, et 3 en perspective plus l’année en cours. Choisir le bon support de la BDES n’est pas une option. C’est une nécessité.

Pourquoi un logiciel BDES ?

Le contenu de la Base de données est tel qu’il est devenu très difficile pour les services RH d’en fournir les data sans un logiciel adapté. Les indicateurs à fournir rendent la BDES plus complexe qu’il n’y paraît au premier abord. Sa mise à disposition n’est finalement pas si chronophage si les RH disposent de l’outil adéquat. Avec les logiciels disponibles sur le marché les services RH de l’entreprise réalisent aisément la BDES de l’entreprise, car ils contiennent déjà les paramétrages utiles à la collecte de vos données : dont l’ensemble des données administratives du personnel (recrutement, formation, rupture de contrat, données liées à la sécurité du travail, à la gestion de la productivité).

Votre service RH rentre ces données et les chiffres obligatoires sont calculés par le logiciel. Ces données sont complétées par celles de l’investissement social, les investissements matériels et immatériels de l’entreprise, les chiffres liés à ses fonds propres et son endettement.

Ensuite les partenaires sociaux y trouveront les éléments de rémunération (anonymes) des salariés et des dirigeants ainsi que les données chiffrées concernant les activités sociales et culturelles et d’autres données confidentielles comme les flux financiers fléchés vers l’entreprise et la sous-traitance. Nous ne sommes pas exhaustifs. Une BDES incomplète ou non actualisée est un acte illégal passible de délit d’entrave par les titulaires du droit d’accès et qui peut être sanctionné de 7500€ d’amende.

BDES : sous-traitance & logiciel SAS

La solution la plus usitée par les entreprises est la sous-traitance de la mise en œuvre ou la maintenance de la BDES mais il existe des solutions logicielles SAS qui préservent la confidentialité des données sensibles de l’entreprise. Ces solutions logicielles sont en général choisies pour leur ergonomie et surtout pour leur adaptabilité à votre entreprise et votre manière de travailler. Moins chronophage, toujours disponible par le système SAS et une connexion sécurisée comme le veut la loi, votre BDES est parfaite pour travailler avec vos partenaires.