La base de données économique et sociale peut se faire de deux manières : au format papier ou sur un support numérique. Chacun a ses avantages et ses inconvénients. Dans les deux cas c’est l’accord d’entreprise entre l’employeur et les représentants des salariés qui tranchera sur le choix de la méthode.
Les avantages du BDES papier et ses inconvénients
Le support papier est davantage approprié pour une entreprise comptant moins de 300 salariés. La base de données est clairement compréhensible. Les pertes de données sont limitées et la lecture est plus confortable. Toutefois, il apparaît des inconvénients. D’une part, les indicateurs étant nombreux à identifier, il en résulte une masse de fichiers à imprimer. Ensuite, le classement doit être méticuleux si vous voulez faciliter les moments de recherche et peut devenir très vite fastidieux. La mise à jour de la BDES, qui est récurrente, reste compliquée à gérer. Il faut aussi disposer d’une pièce de rangement afin de stocker et d’archiver un gros volume de documents. Se pose également le problème de la perte de documents qui correspond quelquefois à une perte financière, si les fichiers tombent entre de mauvaises mains. Aussi, le coût des photocopies, de l’impression peut s’élever très vite. Enfin, la consultation d’un classeur n’est pas possible à tout moment : il est nécessaire d’adapter les heures de consultation de la base de données, aux horaires d’ouverture de l’entreprise. Il convient d’établir un journal de bord pour consigner l’accès des différents consultants et s’assurer du caractère confidentiel de la BDES.
Les avantages du BDES numérique et ses inconvénients
Le support numérique est adapté à toutes les entreprises. Le gain de temps pour une recherche de documents à l’aide de mots-clés, ou pour faire des mises à jour, est évident grâce au logiciel BDES. D’autant qu’il est possible de fixer des alertes mails automatiques pour chaque action à venir. Le classement de la BDES est plus ordonné : par rubriques, domaines… Et l’archivage ne pose pas de difficulté en terme de place et de mobilier. Le coût ne varie pas sur l’installation informatique existante. Pour une consultation de la BDES, l’accès, avec un identifiant et un mot de passe, est contrôlé : le jour, l’heure et l’identité du consultant permet une confidentialité et une traçabilité. De surcroît, la BDES demeure consultable en permanence, même à distance. L’examen d’un même document peut se faire en simultané. Malgré tout, des inconvénients existent, même s’il restent minimes. La perte de données peut survenir en cas de panne ou de matériel défectueux. Il ne faut pas non plus oublier un possible piratage de la base de données.