Quels sont les impacts de la RGPD sur la BDES ?

En 2018, les décisions concernant le RGPD sont devenues applicables au sein de l’Union Européenne. L’entrée en vigueur de ce règlement aura des impacts sur les entreprises et leurs salariés, mais également sur la base de données économiques et sociales que certaines organisations sont obligées de mettre en place…

RGPD BDES

Le RGPD, la BDES… Qu’est-ce que c’est ?

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est un règlement adopté par le Parlement Européen qui renforce la protection des données concernant les individus au sein de l’Union.

La BDES (Base de Données Economiques et Sociales) est une base de données regroupant des informations sur les orientations économiques et sociales d’une entreprise. Elle doit obligatoirement être présentée au CSE (Comité Social et Economique) ou aux représentants du personnel par l’employeur dès que l’entreprise atteint 50 salariés. Elle est composée de toutes les données récoltées au sein de l’entreprise, notamment des données personnelles des salariés. Il incombe à l’employeur de maintenir la BDES à jour, d’en fixer les conditions d’utilisation et d’accès.

Les impacts du RGPD sur la BDES

La suppression des déclarations préalables à la CNIL

Avant l’entrée en vigueur du RGPD, la Loi Informatique et Libertés obligeait les responsables de traitement de données personnelles d’établir des déclarations préalables auprès de la CNIL. Cette obligation a été supprimée.

La mise en place du registre des traitements

Normalement, les données collectées ne doivent pas permettre d’identifier un individu directement ou indirectement. Cependant, si les données permettent tout de même une telle identification, le RGPD oblige les entreprises à établir un registre de traitement des données pour les données personnelles collectées.

La question du stockage de la BDES

Le RGPD vise la protection des données personnelle. Il est donc évident qu’il faut que l’accès à la BDES de l’entreprise soit limité. En effet, si votre base de données est au format papier, il ne faut pas qu’elle soit située dans un endroit accessible à tous (elle peut être placée dans un casier fermé à clé par exemple). Il est donc préconisé que votre BDES soit au format numérique pour faciliter la gestion de son accessibilité : il sera alors possible aux personnes habilitées d’accéder aux données grâce à des mots de passe par exemple. Ce type de format permet également une meilleure traçabilité de l’accès aux données : il est possible de contrôler qu’il n’y ait que les personnes habilitées qui y accèdent.